KI & Automatisierung
Jeder verpasste Anruf ist ein verlorener Auftrag. Wir bauen KI-Chatbots, Telefonassistenten und automatische Abläufe, die für Sie erreichbar sind — auch wenn Sie auf der Baustelle oder beim Kunden stehen.
Unternehmen, die uns vertrauen
Warum es sich lohnt
Erreichbar, ohne ständig ans Telefon zu gehen
Die meisten Betriebe verlieren keine Kunden, weil sie schlecht arbeiten — sondern weil niemand rangeht. Anfragen kommen abends, am Wochenende oder während Sie gerade unter der Spüle liegen. KI kann genau diese Lücke schließen: Anfragen annehmen, vorqualifizieren, Termine vorschlagen und alles sauber bei Ihnen ablegen. Wir prüfen ehrlich, welcher Baustein sich für Sie rechnet — und bauen nur den.
- Anfragen werden rund um die Uhr angenommen
- Termine landen direkt im Kalender statt auf dem Notizzettel
- Angebote und Rechnungen entstehen automatisch
- Sichtbar werden, wenn Kunden ChatGPT statt Google fragen
- DSGVO-konform, auf Wunsch komplett auf eigenen Servern
- Ehrliche Empfehlung — wir raten auch mal ab
Was wir liefern
Alles, was dazugehört
KI-Chatbot für Ihre Website
Beantwortet Standardfragen, qualifiziert Anfragen vor und sammelt alles ein, was Sie für ein Angebot brauchen — Tag und Nacht.
- Trainiert auf Ihre Leistungen, Preise und Einsatzgebiete
- Fragt gezielt nach: Was, wo, wie dringend?
- Übergabe per E-Mail, WhatsApp oder direkt ins CRM
- Erkennt, wann ein Mensch übernehmen muss
KI-Telefonassistent
Nimmt Anrufe an, wenn Sie nicht können. Wir richten ihn ein, sprechen ihn auf Ihren Betrieb ein und binden ihn an Ihren Kalender an.
- Nimmt Anrufe außerhalb der Bürozeiten entgegen
- Bucht Termine direkt in Ihren Kalender
- Erfasst Rückrufwünsche mit Name, Anliegen und Nummer
- Notfälle werden an eine echte Nummer durchgestellt
Prozess-Automatisierung
Wiederkehrende Büroarbeit läuft im Hintergrund ab — ohne Copy-Paste, ohne vergessene Nachfassmails.
- Angebote und Rechnungen automatisch erzeugen
- Belege und Lieferscheine per KI auslesen und ablegen
- Automatische Terminerinnerungen und Nachfass-Mails
- Ihre bestehenden Tools verbinden statt neu kaufen
KI-Sichtbarkeit (GEO)
Immer mehr Kunden fragen ChatGPT oder Perplexity statt Google. Wir sorgen dafür, dass Sie in diesen Antworten vorkommen.
- Optimierung für ChatGPT, Perplexity & Google AI Overviews
- Inhalte, die KI-Systeme als Quelle zitieren können
- Strukturierte Daten und maschinenlesbare Fakten
- Monatliches Monitoring: Wo werden Sie genannt?
Individuelle KI-Lösungen für Unternehmen
Für größere Organisationen: KI-Prototypen und Assistenten auf Ihren eigenen Daten — als Projekt mit klarem Ende, nicht als Dauerbaustelle.
- KI-Prototyp, mit dem Sie intern Budget rechtfertigen können
- Wissensassistent auf Ihren Dokumenten und Handbüchern
- KI-Features in bestehende Software integrieren
- DSGVO-konforme Architektur, Hosting in der EU
So arbeiten wir
Von der Idee zum Ergebnis
Ehrliches Erstgespräch
Wir schauen, wo bei Ihnen Anfragen verloren gehen und Zeit verbrennt — und ob KI die richtige Antwort darauf ist.
Einen Baustein auswählen
Wir starten mit dem, was sofort spürbar hilft. Kein Rundum-Paket, das ein halbes Jahr braucht, bis es etwas bringt.
Einrichten & einsprechen
Wir trainieren die KI auf Ihren Betrieb, verbinden Kalender und Tools und testen mit echten Anfragen.
Nachschärfen
Wir hören uns an, was schiefging, und bessern nach. Eine KI, die niemand korrigiert, wird nicht besser.
Kundenstimmen
Was unsere Kunden sagen
„Wir sind sehr zufrieden mit der zuverlässigen und kompetenten Beratung sowie der Umsetzung unserer Wünsche für unsere Webseite. Wir können KAIA Shapes weiterempfehlen!“
„Ich bin absolut begeistert von der Betreuung meiner Website. Die Arbeit wird immer super schnell und in bester Qualität erledigt. Man merkt einfach, dass hier mit viel Herzblut gearbeitet wird, um das beste Ergebnis für mich herauszuholen. Vielen Dank für den großartigen und immer zuverlässigen Support – absolut empfehlenswert!“
„Ich habe ewig hin und her überlegt, ob sich eine Website für mich lohnt. Ergebnis: Es kommt sehr gut an und bringt meine Selbstständigkeit sehr nach vorne. Danke Danke Danke!“
Für wen sich das lohnt
Passt zu Ihrem Vorhaben?
Handwerksbetriebe
Sanitär, Elektro, Dach, Garten- und Landschaftsbau: Anfragen kommen rein, während Sie auf der Baustelle sind.
Notdienste
Dringende Fälle werden erkannt und durchgestellt, alles andere landet als Rückrufwunsch im Postfach.
Praxen & Kanzleien
Terminvereinbarung und Standardfragen laufen automatisch, das Team bleibt für die wichtigen Fälle frei.
Handel & Gastronomie
Reservierungen, Öffnungszeiten und Bestellstatus beantworten sich von selbst.
Dienstleister mit viel Papierkram
Angebote, Rechnungen und Belege entstehen automatisch statt in stundenlanger Handarbeit.
Größere Unternehmen
KI-Prototyp oder Wissensassistent auf eigenen Daten — als klar abgegrenztes Projekt.
Reden wir über Ihr Projekt
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir Ihre Ziele — und Sie bekommen ein transparentes, unverbindliches Angebot. Kein Subunternehmer, kein Mittelsmann.
Häufige Fragen
Gut zu wissen
Was kostet ein KI-Chatbot für meinen Betrieb?
Ein auf Ihren Betrieb trainierter Chatbot startet bei 2.500 € einmalig. Dazu kommen laufende Kosten für den Betrieb, die sich nach der Zahl der Gespräche richten — bei einem typischen Handwerksbetrieb sind das meist unter 50 € im Monat. Was genau bei Ihnen zusammenkommt, sagen wir Ihnen vorab, nicht hinterher.
Merken meine Kunden, dass sie mit einer KI sprechen?
Ja — und das sollen sie auch. Wir bauen keine KI, die vorgibt, ein Mensch zu sein. Das ist nicht nur eine Frage des Anstands, sondern seit dem EU AI Act auch Vorschrift. Erfahrungsgemäß stört es niemanden, solange die Antworten stimmen und ein echter Mensch erreichbar bleibt.
Was passiert, wenn die KI eine falsche Antwort gibt?
Wir bauen sie so, dass sie bei Unsicherheit lieber an Sie übergibt, statt zu raten — gerade bei Preisen und Terminzusagen. In den ersten Wochen schauen wir uns die Gespräche gemeinsam an und schärfen nach. Eine KI, die niemand kontrolliert, ist ein Risiko, kein Werkzeug.
Übernehmt ihr auch den Betrieb des Telefonassistenten?
Wir richten ihn ein, sprechen ihn auf Ihren Betrieb ein und binden Kalender und Tools an. Für die Telefonie selbst setzen wir auf etablierte Anbieter mit deutscher Rufnummer und Rund-um-die-Uhr-Verfügbarkeit, statt eine kritische Leitung selbst zu betreiben. Sie bekommen eine Lösung, die auch nachts um drei funktioniert — und wir versprechen Ihnen keinen 24/7-Support, den wir als kleines Team nicht halten könnten.
Bleiben meine Kundendaten in Deutschland?
Auf Wunsch ja. Automatisierungen können wir vollständig auf eigenen Servern in der EU betreiben. Bei den Sprachmodellen setzen wir auf Anbieter mit EU-Verarbeitung und Auftragsverarbeitungsvertrag. Was wo verarbeitet wird, legen wir vor Projektstart schriftlich fest.
Was ist GEO und brauche ich das wirklich?
GEO steht für Generative Engine Optimization: die Optimierung darauf, in Antworten von ChatGPT, Perplexity und Google AI genannt zu werden. Sinnvoll ist es, wenn Ihre Kunden bereits so suchen. Für einen lokalen Handwerksbetrieb ist klassisches SEO und ein gepflegtes Google-Unternehmensprofil oft noch wichtiger — das sagen wir Ihnen dann auch, statt Ihnen ein Monatspaket zu verkaufen.
Lohnt sich Automatisierung bei drei Mitarbeitern?
Oft ja, aber nicht immer. Faustregel: Wenn ein Ablauf mehrmals pro Woche gleich abläuft und mehr als zehn Minuten kostet, lohnt sich das Nachrechnen. Wir machen diese Rechnung im Erstgespräch mit Ihnen — und wenn sie nicht aufgeht, sagen wir das.