KAIA Shapes Group

Datenschutzerklärung

Fassung 1 vom 07.10.2026

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen zum Thema Datenschutz entnehmen Sie unserer unter diesem Text aufgeführten Datenschutzerklärung.

Datenerfassung auf dieser Website

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf dieser Website? Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber. Dessen Kontaktdaten können Sie dem Abschnitt „Verantwortliche Stelle“ in dieser Datenschutzerklärung entnehmen.

Wie erfassen wir Ihre Daten? Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich z. B. um Daten handeln, die Sie in ein Kontaktformular eingeben.

Andere Daten werden automatisch oder nach Ihrer Einwilligung beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z. B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs). Die Erfassung dieser Daten erfolgt automatisch, sobald Sie diese Website betreten.

2. Verantwortliche Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

  • KAIA Shapes GmbH i. G.
  • Geschäftsführung: Amel Kantarevic, Marie Julie Bastong
  • Justus-Liebig-Straße 3, 41564 Kaarst

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.

3. Hosting

Wir hosten die Inhalte unserer Website und unseres Kundenportals bei folgenden Anbietern:

Vercel Inc.

  • Vercel Inc.
  • 340 S Lemon Ave #4133
  • Walnut, CA 91789
  • USA

Vercel ist ein Dienst, mit dem Websites gehostet werden können. Wenn Sie unsere Website besuchen, erfasst Vercel verschiedene Logfiles inklusive Ihrer IP-Adressen. Details entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Vercel: https://vercel.com/legal/privacy-policy

Die Verwendung von Vercel erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an einer möglichst zuverlässigen Darstellung unserer Website.

Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) gem. Art. 28 DSGVO mit Vercel geschlossen. Vercel ist unter dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert, sodass ein angemessenes Datenschutzniveau für die Datenübermittlung in die USA gewährleistet ist.

Google Firebase

  • Google Ireland Limited
  • Gordon House, Barrow Street
  • Dublin 4, Irland

Für das Kundenportal nutzen wir Dienste von Google Firebase: Firebase Authentication (Anmeldung), Cloud Firestore (Datenbank) und Cloud Storage (Dateiablage). Datenbank und Dateiablage werden in Rechenzentren in der EU betrieben (Multi-Region eur3). Details: https://firebase.google.com/support/privacy

Die Nutzung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsabwicklung über das Kundenportal) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer und zuverlässiger Betrieb). Wir haben mit Google einen Vertrag über Auftragsverarbeitung geschlossen. Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert; ergänzend gelten Standardvertragsklauseln (SCC).

4. Datenerfassung auf dieser Website

Cookies

Unsere Internetseiten verwenden Cookies. Cookies sind kleine Datenpakete und richten auf Ihrem Endgerät keinen Schaden an. Sie werden entweder vorübergehend für die Dauer einer Sitzung (Session-Cookies) oder dauerhaft (permanente Cookies) auf Ihrem Endgerät gespeichert.

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies und Speichereinträge ein (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, § 25 Abs. 2 TDDDG). Analyse-, Marketing- oder Tracking-Cookies sowie Dienste Dritter, die Sie über Websites hinweg verfolgen, verwenden wir nicht; ein Einwilligungsbanner ist daher nicht erforderlich.

Folgende Einträge werden auf dieser Website verwendet:

  • __Host-session (eigene) – Anmeldung im Kundenportal; Kunden 5 Tage, Administratoren 12 Stunden; notwendig
  • kaia-hub-intro-seen (eigene, sessionStorage) – merkt sich für die Dauer Ihres Besuchs, dass die Begrüßungsanimation der Startseite bereits lief, damit sie beim Zurückkehren nicht erneut abgespielt wird; wird beim Schließen des Tabs gelöscht; enthält keine personenbezogenen Daten

Server-Log-Dateien

Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt:

  • Browsertyp und Browserversion
  • verwendetes Betriebssystem
  • Referrer URL
  • Hostname des zugreifenden Rechners
  • Uhrzeit der Serveranfrage
  • IP-Adresse

Diese Daten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erhoben. Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Darstellung und der Sicherheit seiner Website. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen.

Speicherdauer: Die Server-Log-Dateien werden maximal 30 Tage gespeichert und anschließend automatisch gelöscht.

Kontaktformular

Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Verarbeitet werden Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Ihre Nachricht sowie die Seite, von der aus Sie das Formular abgeschickt haben. Die Website selbst speichert die Anfrage nicht: Sie wird unmittelbar per E-Mail an unser Postfach info@kaiashapes.de übermittelt. Postfach und Versand betreibt die STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, mit der wir einen Vertrag über Auftragsverarbeitung geschlossen haben.

Zum Schutz vor automatisierten Spam-Einsendungen enthält das Formular ein für Menschen unsichtbares Feld und prüft die Ausfülldauer. Dabei werden keine zusätzlichen Daten erhoben und keine Dienste Dritter eingebunden.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Speicherdauer: Die von Ihnen im Kontaktformular eingegebenen Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

5. Kundenportal

Für die Abwicklung beauftragter Projekte stellen wir unseren Kunden ein passwortgeschütztes Kundenportal bereit. Ein Zugang wird ausschließlich von uns angelegt; eine Selbstregistrierung ist nicht möglich.

Zweck und verarbeitete Daten

Das Portal dient der Vertragsabwicklung: Vertragsannahme, Abstimmung, Austausch von Material, Korrekturschleifen, Abnahme und Bereitstellung von Rechnungen. Dabei verarbeiten wir:

  • Name, Firma und Anschrift
  • E-Mail-Adresse und Telefonnummer
  • Projektinhalte und Vertragsdaten
  • Nachrichten im Portal
  • hochgeladene Dateien (z. B. Bilder, PDFs, Tabellen)
  • Antworten im Onboarding-Fragebogen

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Vertrags bzw. vorvertragliche Maßnahmen).

Anmeldung und Session-Cookie

Die Anmeldung erfolgt mit E-Mail-Adresse und Passwort über Firebase Authentication (Google Ireland Limited; Daten von Datenbank und Dateiablage in der EU, Multi-Region eur3; Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, ergänzend gelten Standardvertragsklauseln).

Nach der Anmeldung setzen wir das technisch notwendige Cookie „__Host-session“ (bei Kunden 5 Tage gültig). Es ist für die Nutzung des Portals erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) und wird beim Abmelden ungültig.

Jede Anmeldung wird in einem Sicherheitsprotokoll festgehalten (Zeitpunkt, Konto, IP-Adresse, Browser), um Missbrauch zu erkennen und abzuwehren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Wenn Sie ein neues Passwort festlegen, prüfen wir, ob es in bekannten Datenlecks vorkommt. Dazu nutzen wir den Dienst „Have I Been Pwned“ nach dem k-Anonymitäts-Verfahren: Übertragen werden nur die ersten 5 Zeichen des SHA-1-Hashwerts Ihres Passworts – weder das Passwort selbst noch Ihre E-Mail-Adresse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Schutz Ihres Kontos).

Nachweis von Willenserklärungen

Wenn Sie im Portal einen Vertrag annehmen (einschließlich der Zustimmung zu unseren AGB und gegebenenfalls zum Auftragsverarbeitungsvertrag) oder eine Leistung abnehmen, speichern wir als Nachweis: Zeitpunkt, Konto, IP-Adresse, Browserkennung (User-Agent), den Wortlaut der Erklärung und die Prüfsumme (SHA-256) des betreffenden Dokuments.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsschluss), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrungspflichten) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beweissicherung bei rechtlichen Auseinandersetzungen).

E-Mail-Benachrichtigungen

Über neue Nachrichten, Dokumente und Projektschritte informieren wir Sie per E-Mail. Der Versand erfolgt über unseren Mailserver bei der STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, mit der wir einen Vertrag über Auftragsverarbeitung geschlossen haben.

Speicherdauer

Vertragsunterlagen, Nachweise und Geschäftsbriefe bewahren wir 6 Jahre, Rechnungen und buchungsrelevante Unterlagen 10 Jahre auf (§ 257 HGB, § 147 AO). Alle übrigen Daten des Kundenportals löschen wir nach Ende der Geschäftsbeziehung, sobald sie für die Vertragsabwicklung und etwaige Gewährleistungsansprüche nicht mehr erforderlich sind.

6. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

  • Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO) – Sie können Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen.
  • Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO) – Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
  • Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO) – Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) – Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) – Sie können verlangen, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
  • Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO) – Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen (siehe gesonderten Hinweis unten).
  • Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) – Sie haben das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: info@kaiashapes.de

7. Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an info@kaiashapes.de.

8. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO).

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

9. Datenübermittlung in Drittländer

Im Rahmen unserer Datenverarbeitung werden Daten an Dienstleister in den USA übermittelt. Dies betrifft insbesondere:

  • Vercel Inc. – Hosting der Website und des Kundenportals
  • Google Ireland Limited / Google LLC – Firebase

Die genannten Unternehmen sind unter dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert. Die Europäische Kommission hat am 10. Juli 2023 einen Angemessenheitsbeschluss für das DPF erlassen, sodass ein angemessenes Datenschutzniveau für zertifizierte US-Unternehmen besteht.

Ergänzend haben wir mit den genannten Dienstleistern Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO als zusätzliche Schutzmaßnahme vereinbart.

10. Auftragsverarbeitung

Wir haben mit folgenden Dienstleistern Verträge zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Diese Verträge stellen sicher, dass die Dienstleister die personenbezogenen Daten nur nach unserer Weisung und unter Einhaltung der DSGVO verarbeiten:

  • Vercel Inc. – Hosting und Bereitstellung der Website und des Kundenportals
  • Google Ireland Limited – Firebase (Anmeldung, Datenbank und Dateiablage für Kundenportal und Apps)
  • STRATO GmbH – E-Mail-Versand und Postfächer

11. SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

12. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO findet nicht statt.

13. Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten

Für den Besuch dieser Website ist die Bereitstellung personenbezogener Daten weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Die Nichtbereitstellung kann jedoch dazu führen, dass Sie unsere Website nicht oder nicht vollumfänglich nutzen können – beispielsweise wenn Sie unser Kontaktformular nicht nutzen möchten.

Für einen Vertragsschluss und die Nutzung des Kundenportals sind die dort genannten Daten (insbesondere Name, Firma, Anschrift und E-Mail-Adresse) erforderlich; ohne sie können wir keinen Vertrag mit Ihnen schließen.

14. EinkaufsApp - Mobile Anwendung

Zusätzlich zu unserer Website bieten wir die mobile Anwendung „EinkaufsApp“ an. Nachfolgend informieren wir Sie über die Datenverarbeitung in unserer App.

14.1 Erfasste Daten

Bei der Nutzung unserer App werden folgende Daten erfasst:

  • Kontaktinformationen: E-Mail-Adresse (für Login), Name (optional, für Anzeige)
  • Benutzer-ID: Eindeutige Kennung für Ihren Account
  • Benutzerinhalte: Inventar-Einträge, Einkaufslisten, Gruppen-Namen, Produktbilder
  • Kaufdaten: Informationen zu In-App-Käufen und Abonnements

14.2 Dienste und Drittanbieter

Firebase (Google)

Wir verwenden Firebase für Authentifizierung und Datenspeicherung. Firebase ist ein Dienst von Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Ihre Daten (Account-Informationen, Inventar, Einkaufslisten) werden sicher in der Cloud gespeichert. Weitere Informationen: https://firebase.google.com/support/privacy

RevenueCat

Für die Verwaltung von In-App-Käufen und Abonnements nutzen wir RevenueCat, Inc., 633 Tarava St. Ste 101, San Francisco, CA 94116, USA. RevenueCat verarbeitet Kaufdaten zur Bereitstellung der Abo-Funktionen. Weitere Informationen: https://www.revenuecat.com/privacy

14.3 Zweck der Datenverarbeitung

Alle erfassten Daten werden ausschließlich für die App-Funktionalität verwendet:

  • Authentifizierung und Account-Verwaltung
  • Speicherung und Synchronisierung Ihrer Inventar- und Einkaufsdaten
  • Verwaltung von geteilten Gruppen und Listen
  • Bereitstellung und Verwaltung von Premium-Funktionen (Abonnements)

Wir verwenden Ihre Daten nicht für Werbezwecke, Tracking oder die Weitergabe an Dritte.

14.4 Berechtigungen

Die App benötigt folgende Berechtigungen:

  • Kamera: Zum Scannen von Barcodes und QR-Codes
  • Fotos: Zum Hochladen von Produktbildern für Ihr Inventar
  • Internet: Für die Synchronisierung Ihrer Daten

14.5 Datenlöschung

Sie können Ihren Account und alle zugehörigen Daten jederzeit in den App-Einstellungen löschen. Bei Fragen zur Datenlöschung kontaktieren Sie uns unter info@kaiashapes.de.

15. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand Oktober 2026. Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf dieser Website abgerufen werden.